¿Por qué necesitas un plan de comunicación en tu empresa?
Contar con un plan de comunicación en tu empresa te permite organizar, optimizar y dirigir cómo se transmite la información tanto dentro de ella como a nivel externo. Piensa en los clientes, proveedores, inversores, etc. Analizamos algunos de sus beneficios.Mejora la eficiencia interna
Garantiza que todos los miembros de los distintos equipos reciban la información adecuada en el momento correcto. De esta forma, se evitan malentendidos, se minimizan los errores y se aumenta la productividad.Se fortalece la cultura organizacional
Una comunicación coherente y clara revitaliza los valores, su filosofía organizacional y su enfoque como empresa. Además, contribuye a alinear a todos los equipos hacia el objetivo común.Facilita la gestión del cambio
Ante situaciones de traspaso generacional, fusiones o adopciones de las tecnologías emergentes, un plan de comunicación efectúa un papel esencial. La razón es porque contribuye a mantener a los empleados motivados e informados y minimiza su resistencia al cambio.Mejora la reputación de la empresa
Si la comunicación externa está bien diseñada, proyecta una imagen coherente y profesional de la empresa. En otras palabras, una imagen sólida de la organización favorece su imagen externa.Previene y contribuye a la gestión de las crisis
Disponer de protocolos de comunicación bien definidos favorece la reacción rápida ante situaciones críticas. Por consiguiente, ayuda a proteger la reputación y a generar confianza.Refuerza los vínculos con los stakeholders
Una buena comunicación estratégica fortalece los vínculos con clientes, inversores y proveedores. En consecuencia, te aseguras relaciones duraderas y sólidas.Mide los resultados
Tienes la posibilidad de definir indicadores de desempeño o KPI con el fin de evaluar el nivel de efectividad de tus acciones de comunicación. Así, puedes ajustarlas si es necesario.¿Qué es un plan de comunicación y cuál es su función?
Son muchas las personas que nos preguntan qué es un plan de comunicación en concreto. Lo cierto es que es un documento que organiza, define y guía cómo transmite sus mensajes una organización. Eso incluye la definición de sus canales, los tiempos y los objetivos.Su finalidad es garantizar que la información fluya y sea efectiva tanto a nivel interno como externo.Importancia de los objetivos de un plan de comunicación
Como cualquier otro plan, este viene a resolver algún problema o vicio dentro de la organización. No hay dos empresas iguales y los objetivos no tienen por qué ser los mismos. Lo que sí es común es que desean lograr algo con las acciones comunicativas y orientar la toma de decisiones estratégicas. Vemos algunos de los posibles que podrías adoptar.Objetivos internos
Algunos de ellos son los siguientes:- Mejorar el flujo de información entre departamentos: Puedes utilizar boletines internos semanales.
- Incrementar la participación del personal: Contribuye a mejorar el clima laboral y aprovechar el talento. Las encuestas son buenas herramientas para iniciarte.
- Reducir los malentendidos operativos: Un canal digital unificado en todas las áreas es un ejemplo.
- Reforzar el sentido de pertenencia: Difunde los logros de los equipos y formula reconocimientos periódicos a través de la intranet.
Objetivos externos
Algunos ejemplos son:- Incrementar la visibilidad de la marca en redes sociales: Podrías implementar ciertas campañas dirigidas durante un tiempo determinado.
- Mejorar la imagen corporativa ante los clientes: Una opción es publicar de forma periódica casos de éxito o testimonios en tu página web.
- Reducir las quejas por falta de información sobre productos o servicios: Optimiza tu sitio web y los canales de atención al cliente.
- Aumentar el tráfico web: Diseña estrategias de SEO y boletines digitales dirigidos.
Criterios y recomendación para establecer los objetivos y las metas de tu plan de comunicación
Uno de los criterios más utilizados por ser muy eficaz es el criterio SMART. Cada letra de esta sigla da idea de un rasgo imprescindible que deben tener tus objetivos. Los vemos a continuación:- S (Específicos): Han de ser objetivos claros y muy bien acotados. Por ejemplo, mejorar la comunicación interna entre equipos.
- M (Medibles): Deben poderse medir. Por ejemplo, aumentar en un 20 % el tráfico en la web.
- A (Alcanzables): Tienen que ser objetivos realistas. Por ejemplo, reducir el tiempo de respuesta a clientes en un 15 % en 4 meses.
- R (Relevantes): Han de alinearse con los objetivos de la empresa.
- T (Temporales): Deben ir acompañados de un plazo para lograrlo.
Recomendaciones para establecer objetivos y metas
Es necesario tener claro que los objetivos que te marques han de obedecer a necesidades específicas y no a la arbitrariedad o a la moda. A la hora de establecerlos, te ayudará mucho seguir estos pasos:- Efectúa un diagnóstico previo: Evalúa cómo es la situación actual en cuanto a comunicación.
- Define objetivos específicos y generales.
- Involucra a las personas clave de cada equipo o departamento.
- Usa indicadores para cada meta.
