Factura electrónica obligatoria y uso de PDF
Hacer y gestionar facturas electrónicas no es una novedad. Numerosas empresas y autónomos usan diferentes programas, desde soluciones específicas a los softwares de ofimática, para llevar a cabo las gestiones. No obstante, todo ha cambiado desde la aprobación de la ley Crea y Crece en el 2022.La norma, más allá de obligar a utilizar factura electrónica en todas las relaciones empresariales, cuenta con distintas medidas que debes conocer. Una de ellas se centra en los formatos permitidos para incorporar los datos y enviarlos. Pese a que uno de los más populares es PDF, dejará de estar permitido, junto a documentos Word, por poner otro ejemplo conocido.Por tanto, habrá que recurrir a una selección de formatos permitidos por la ley. Además, será indispensable emplear programas informáticos homologados o una plataforma pública que dependerá del Ministerio de Hacienda.Uso de otros formatos con la factura electrónica
Uno de los elementos esenciales de la factura electrónica para empresas y autónomos, según el reglamento que la regirá, es el lenguaje informático usado para crearla. El problema con los formatos habituales reside en que no están estructurados, por lo que no aseguran ni la trazabilidad ni la autenticidad del documento. Precisamente, el Gobierno trata de evitar ambos problemas. Las futuras facturas electrónicas tienen que emitirse en un modelo semántico específico. La norma pone algunos ejemplos, un mensaje XML, uno UBL o EDIFACT, que están sustentados por organismos de estandarización, como es el ISO. Como supondrás, ninguno de los formatos mencionados es compatible con PDF, Word o similares. Y si te preguntas si será posible utilizar el papel, la ley también lo prohíbe.Sin embargo, existirá un periodo de transición que dependerá del momento en el que se apruebe el reglamento de facturación electrónica regulado. Este todavía se encuentra en desarrollo, pero estará listo para el próximo año o como muy tarde para el siguiente. Así que, aún tienes tiempo de sobra para adaptarte a las novedades.La Ley 18/2022 y su impacto en la facturación
El impacto en la facturación de la ley 18/2022 o Crea y Crece va a ser alto, aunque su aprobación forme parte de una tendencia internacional. Los Gobiernos buscan digitalizar la emisión de las facturas en el sector privado, pues en las relaciones con la Administración es obligatorio desde hace años.Pese a todo, la mayoría de las empresas españolas no emplean la factura electrónica. Solo el 33 % hacen uso del documento digital por numerosas razones. Algunas organizaciones no lo utilizan al considerarlo innecesario, mientras que otras por comodidad o por desconocimiento.Pero no podrán emplear eternamente la factura convencional. De seguir haciéndolo, se exponen a sanciones económicas que están recogidas en la ley 18/2022. En este sentido, una empresa podría sufrir una multa de hasta 10 000 euros por no utilizar una plataforma homologada.
